Polimill az OpenAI technológiájára építve fejlesztette ki a QommonsAI rendszert, amelyet 2024 októberében adtak át. A platform célja, hogy generatív mesterséges intelligencia segítségével támogassa a japán önkormányzatok napi munkáját: jelenleg mintegy 1 050 önkormányzat és körülbelül 550 000 köztisztviselő használja azt.
Miért indult a projekt
A Polimill korábban a Surfvote nevű platformmal szerzett tapasztalatot, ahol polgárok vitatkozhattak politikai és társadalmi ügyekről. A helyi kormányzatokkal folytatott együttműködés során a cég strukturális problémát azonosított: a közigazgatási csapatok napi operatív feladatokkal telítettek, ezért kevés idejük marad a polgárok hangjának beépítésére a döntéshozatali folyamatokba. Ennek orvoslásához először a belső munkafolyamatokat kellett hatékonyabbá tenni.
Adatrendezés: az egyik legnagyobb akadály
A generatív AI kormányzati bevezetésének egyik fő akadálya a széttagolt adatok megléte volt: minden önkormányzatnak saját munkafolyamatai és dokumentumformátumai vannak, és a korábbi feljegyzések szétszórtan tárolódnak. Például ülésválasz előkészítésekor évekre visszamenő jegyzőkönyveket kell átnézni, hogy a válasz megfeleljen a prefekturális irányelveknek. A leghatékonyabb modell sem tud megbízható gyakorlati tanácsot adni rendezetlen alapadatok nélkül.
A Polimill országszerte összegyűjtötte és szabványosította az ülések jegyzőkönyveit, majd AI segítségével metaadatokat rendelt hozzájuk. Ez magas pontosságú keresési alapot teremtett, amely időben és önkormányzatok között is működik. A módszert később kiterjesztették a jóléti, jogi és egyéb közigazgatási területekre, így a szétaprózott adminisztratív információk kereshető tudássá alakultak.
Technikailag: OpenAI modellek és működési kontrollok
A QommonsAI alapját az OpenAI GPT modelljei képezik. Mivel a közigazgatásban az információkezelés és az auditálhatóság kritikus, a platform operatív kontrollokat tartalmaz: a rendszergazdák megtekinthetik a funkcióhasználat történetét, és szabályozhatják, hogy mely modellek állnak rendelkezésre az adott szervezeti politika szerint.
Polimill CAIO-ja, Masahiro Wakabayashi szerint a GPT modellek széles funkcionalitása és a ChatGPT ismertsége kulcsfontosságú volt. A közszféra dolgozói számára fontos, hogy egy új eszköz használata ne legyen idegen; a ChatGPT-hez kapcsolódó ismertség csökkenti az elfogadási küszöböt. A QommonsAI általános beszélgetési funkciójában a GPT modellek bizonyultak a leggyakrabban választott opcióknak: a modell egyetlen rendszerben képes megbízhatóan reagálni sokféle munkafeladatra, fájlolvasástól a napi párbeszédekig.
Fejlesztési folyamat: Codex és OpenAI támogatásával gyorsabban
A Polimill a Codexet végigvezette a fejlesztési folyamaton — követelménydefiníciótól a meglévő GitHub-kóddal való konzisztenciaellenőrzésen át a megvalósításig és tesztelésig. Ennek eredményeként a mérnökök inkább az AI által generált tervek felülvizsgálatára és stratégiai döntésekre tudnak koncentrálni, miközben az AI nagyobb arányban végzi el a megvalósítást.
A cég szerint az AI-kódolás és a háttérmunka következtében a fejlesztési sebesség 3–5×-re nőtt korábbi szintekhez képest. Emellett az OpenAI aktív támogatása — például globális jó gyakorlatok megosztása és Polimill-specifikus információk nyújtása — szintén felgyorsította a folyamatot. A közös munka kiterjedt arra is, hogy mely lépéseket végezzen az AI és hol szükséges az emberi ellenőrzés és felelősségvállalás.
Hatás a gyakorlatban és tudásmegosztás
Polimill vizsgálatai szerint a QommonsAI értéke túlmutat a gyorsabb információkeresésen. Kevésbé tapasztalt dolgozók AI és összegyűjtött adminisztratív információ felhasználásával készítettek javaslatokat, amelyek értékelése közelítette a tapasztalt tisztviselők javaslataihoz. Ugyanakkor a veteránok javaslatai továbbra is magasabb értékelést kaptak: az eltérés oka a tacit tudás, azaz az írott kézikönyvekben nem szereplő gyakorlati ítélet, például a végrehajtáshoz szükséges eljárások vagy a lakossági aggályok előrelátása.
A Polimill terve az, hogy rögzítse, miként utasítják a tapasztalt tisztviselők az AI-t kutatásra, és miként módosítják a kimeneteket. Ezzel a korábban dokumentálatlan ítéletet szervezeti tudássá alakítanák: nem az a cél, hogy a mesterséges intelligencia helyettesítse a szakértőket, hanem hogy felerősítse képességeiket és átadja a know-how-t a következő generációnak.
Jövőbeli lépések: Qommons ONE és piactér
Polimill 2026 ősze előtt tervezi a Qommons ONE teljes körű bevezetését: ez egy olyan áruház lesz, ahol külső vállalatok szolgáltatásokat és alkalmazásokat kínálhatnak az önkormányzatok számára. Középpontjában egy szuperügynök áll majd, amely több specializált AI-rendszert és magánszektorbeli alkalmazást összehangol: a felhasználó megfogalmazza a célt, a rendszer pedig meghívja a szükséges AI-kat vagy alkalmazásokat, és gyakorlati teljesítményt ad — a kutatástól a prezentációkig.
A Polimill szerint ehhez a GPT modellek széles bemeneti-kimeneti képességei és az OpenAI ügynökfejlesztésben felhalmozott know-how-ja fontos alapok. Az OpenAI technikai validációval és mintákkal is támogatja a fejlesztést. Ahogy a modellek és a fejlesztési módszerek fejlődnek, Wakabayashi értékesnek tartja az OpenAI-val való közeli együttműködést, hogy a legújabb felismeréseket gyorsan beépítsék a fejlesztésbe.
Az ambíció: több idő a polgárok meghallgatására
A QommonsAI és később a Qommons ONE célja túlmutat az adminisztratív hatékonyság növelésén: az AI által felszabadított idő lehetővé teheti, hogy a közalkalmazottak többet foglalkozzanak a polgárok véleményének meghallgatásával és támogatásával. Polimill munkája egy olyan következő generációs közszolgálati infrastruktúra felé mutat, ahol kormányzatok, vállalatok és polgárok AI-alapú kapcsolódási pontokon osztanak meg tudást és szolgáltatásokat. A fejlesztés még korai szakaszban van, de az alapok már több mint ezer önkormányzatnál jelen vannak.
