Egyre nehezebb munkaerőt találni az irodai háttérfeladatok elvégzésére, ezért egyes ismétlődő folyamatokat ma már szoftverrobotokkal is el lehet végeztetni. Rakó Ágnes, a KPMG Smart Digital Finance csapatának vezetője szerint az egyszerűen leírható, szabályalapú munkák — mint például hirdetési ajánlatok gyűjtése, árajánlatok készítése vagy riportok összeállítása — jól automatizálhatók Robotic Process Automation (RPA) megoldásokkal, amelyek tehermentesítik az emberi erőforrást.
Milyen feladatokra alkalmas az RPA?
Az RPA olyan ismétlődő irodai folyamatoknál hasznos, amelyeket szabályok mentén lehet leírni. Tipikus példa, amikor egy új megrendelés érkezik: a kollégának meg kell nyitnia az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszert, kigyűjteni a vevő adatait és korábbi megrendeléseit — ezt a lépéssorozatot egy szoftverrobot is el tudja végezni. A megoldás nem kötődik egyetlen rendszerhez, hanem a folyamatokra és az ismétlődő feladatokra fókuszál.
Rakó Ágnes kiemeli, hogy a back office területen a munkaerőhiány miatt sokszor egyszerűen nincs, aki elvégezze az ilyen munkákat, és az ismétlődő feladatokat egyre kevésbé vállalják el az emberek. Nemzetközi nagyvállalatoknál a leányvállalatoktól egyre gyakrabban várják el az automatizálást; az RPA pedig rövid idő alatt, viszonylag alacsony költséggel bevezethető.
Kockázatok és szervezeti kérdések
Gyakori jelenség, hogy egy-egy részleg önállóan indít automatizálási projekteket. Bár a gyakorlatban ritkán fordul elő, hogy ezek mások munkáját nehezítik meg, az izolált, szigetszerű fejlesztések hatása kisebb lehet. A sikeres bevezetéshez érdemes vállalati szinten átgondolni a folyamatokat, döntési mechanizmusokat és a működés sztenderdizálását. Sok esetben már a meglévő folyamatok egyszerűsítése is jelentősen csökkenti az emberi terhelést.
Alkalmazási példák a média- és reklámiparban
A média- és reklámiparban az ügynökségek gyakran több tucat médiafelület ajánlatait gyűjtik össze különböző forrásokból (PDF, e-mail, weboldal). Ezt manuálisan rendszerezni sok időt vesz igénybe; az RPA képes automatizálni és hibamentesen végezni az ilyen adatgyűjtést napi vagy heti rendszerességgel. Ugyancsak automatizálható több forrásból (például Facebook, Google riportok és más rendszerek) történő adatok összevonása és egységes elemzés készítése.
GDPR és az adattörlés automatizálása
A GDPR-ral kapcsolatos ügyintézés sok manuális lépést generálhat: ügyfélkérésekre adatokat kell kikeresni vagy törölni több adatbázisból. Volt olyan megbízásuk, amelynél kifejezetten adattörlésre készítettek RPA-megoldást rendszerváltás során. A robotok alkalmasak ügyféladatbázisok karbantartására, frissítésére és folyamatos ellenőrzésére, és általában jobb adatminőséget biztosítanak, mivel kiküszöbölhetők az emberi figyelmetlenségből eredő hibák.
RPA vs. makrók (VBA) és egyedi fejlesztések
Bár sok helyen használnak VBA-makrókat, az RPA előnye, hogy bármely programmal tud együttműködni, virtuális képernyőn az egér- és billentyűzetműveleteket utánozva tud programok között váltani, adatot mozgatni és összehasonlítani. A szoftverrobotok háttérszerveren futtatott megoldások, nem kötődnek egy konkrét munkaállomáshoz vagy személyhez, és működésük átadható más munkatársak számára. Ezzel szemben a makrók gyakran egy-egy személy egyedi megoldásai, mások számára nehezen érthető módon készülnek.
Az RPA gyorsabb és olcsóbb alternatíva lehet egyedi informatikai fejlesztésnél: míg egy komplex szoftver előkészítése és megvalósítása hónapokat vehet igénybe és magas szintű IT-tudást igényel, az RPA rendszert üzleti felhasználók is képesek beállítani minimális IT-ismeretekkel. Ugyanakkor fontos megjegyezni: az RPA nem kognitív AI vagy mesterséges intelligencia, hanem szabályalapú automatizálás. Ha megváltozik egy adatforrás felülete vagy környezete, a robotot is módosítani kell.
Bevezetés, üzemeltetés és belső képzés
Az RPA esetében általában nem szükséges folyamatos külső fejlesztői támogatás: a bevezetés során a kulcsfelhasználókat megtanítják nemcsak a rendszer használatára, hanem a módosítások elvégzésére is. A megfelelő affinitású munkatársak rövid idő alatt elsajátíthatják az üzemeltetéshez szükséges ismereteket, így a robotok nem a munkahelyek elvételére szolgálnak, hanem arra, hogy az emberek értékteremtőbb feladatokra koncentrálhassanak.
Összegzés
Az RPA a munkaerőhiány és az ismétlődő adminisztratív terhek tükrében gyorsan bevezethető és költséghatékony megoldásnak bizonyulhat. Különösen hasznos olyan feladatoknál, ahol szabályok mentén ismétlődő lépések vannak, illetve GDPR-hoz kötődő adatkezelési műveleteknél. A leghatékonyabb eredményt akkor lehet elérni, ha az automatizációt vállalati szinten, a folyamatok átgondolásával és sztenderdizálásával párhuzamosan vezetik be.
